מנהלת את ההרשמה, התשלומים והתפעול של טיולי הקבוצות ב-Zoho One, מהליד ועד חלוקת החדרים

FigTrips

FigTrips היא חברת תיירות בוטיק שמתמחה בטיולים חווייתיים לקבוצות קטנות והומוגניות בחו״ל, בגודל של 14 עד 20 מטיילים: משפחות, מבוגרים וקבוצות בר ובת מצווה. בטיולי היעדים הכלליים היא עובדת מול מפעילים מקומיים, ובלפלנד היא מנהלת את כל האופרציה בעצמה.

מה לא עבד

בכל טיול יש מכירה, הרשמה של כמה מטיילים, תשלומים בכמה מטבעות וחדרים שצריך לשבץ, והכל צריך להסתדר לפני שהקבוצה ממריאה.

מה הבנו לפני שבנינו

Wand התחילה באפיון מלא, שנכתב ב-Zoho Projects ובמסמכי אפיון נפרדים: מכירות, תפעול, כספים, טופס הרשמה ולוחות בקרה. מהאפיון עלה שהטיול הוא הרשומה המרכזית, ולא העסקה: ממנו נגזרים המחיר, הקיבולת, החדרים והחשבונאות.

מכאן הגיעו שתי החלטות. הראשונה, מחירון נפרד לכל טיול, כדי שמחיר ישן לא יחלחל בשקט לטיול חדש. השנייה, חלוקת תפקידים בין המערכות: Zoho CRM היא מערכת האם, Zoho Books מנתחת רווחיות לכל טיול, ו-Sumit מפיקה את המסמכים החשבונאיים הרשמיים ומבצעת את הסליקה.

מה בנינו

מודולים לטיולים, תוכניות טיול, יעדים, מטיילים, מחירון לכל טיול ושיבוץ חדרים; שם עסקה שנוצר אוטומטית; תהליכי ביטול והעברה של עסקה לטיול אחר; ובמרכז, אוטומציות ופונקציות Deluge.

ווידג'ט הרשמה בשבעה שלבים שהמטייל ממלא מקישור אישי, כולל העלאת צילום דרכון וסריקת דרכון (OCR) שממלאת אוטומטית את פרטי הנוסע. הנתונים זורמים ישירות ל-CRM, וטופס ההרשמה נשמר כ-PDF בעסקה.

פרויקט ותגית דיווח שנוצרים אוטומטית לכל טיול, חשבוניות טיוטה בעת ההרשמה, עדכון יתרת העסקה בקבלת תשלום, ושערי המרה שמתעדכנים אוטומטית. החיבור ל-Sumit יוצר קישורי תשלום של עד שלושה תשלומים ומפיק קבלות ומסמכי זיכוי.

שלב אחר שלב

יתרונות והחזר השקעה

• מטייל נרשם לטיול דרך קישור אישי, ממלא פרטים, מעלה דרכון ומשבץ חדרים בלי שנציג מקליד אותם.
• קישורי התשלום, הקבלות ועדכון יתרת העסקה נוצרים מהמערכת, בשקלים, דולר או יורו.
• לכל טיול נפתחים אוטומטית פרויקט ותגית דיווח ב-Zoho Books, כך שההכנסות וההוצאות מתקבצות לפי טיול.
• 17 טיולים ו-340 מטיילים טופלו במערכת בחודשיים הראשונים.
• מעל 80% מהמטיילים נרשמים ומשלמים אונליין, והשיעור עולה.

מה הלאה

על הפרק: שלושה לוחות בקרה ב-Zoho Analytics, למכירות, לתפעול ולכספים, וחיבור וואטסאפ עסקי. במקביל, מה שעולה מהשטח בכל עונת טיולים נכנס למערכת כשיפור.