אחים ואחיות לישראל – חמ״ל אזרחי מנהלת מתנדבים, פעילויות, סיוע לנפגעים ותרומות על Zoho One

חמ״ל אזרחי

אחים ואחיות לישראל – חמ״ל אזרחי היא עמותה ארצית שהוקמה כחמ״ל אזרחי בימי חירום ומפעילה היום פעילות קהילתית לאורך כל השנה: עיצוב פדגוגי לגנים, הון אנושי, תמיכה בנפגעים, רשת בוגרים ומרכז לוגיסטי. העבודה נעשית מול רשויות, מועצות, בתי ספר וקהילות, ורובה מבוצעת על ידי מתנדבים.

מה לא עבד

האפיון הגדיר מה העמותה צריכה ממערכת אחת: לנהל פעילויות ושותפים, לגייס ולשמר מתנדבים בהיקף של עשרות אלפים, ללוות נפגעים, לנהל תורמים ותקציבים, ולתת לכל תפקיד את ההרשאות והמסכים שמתאימים לו.

מה הבנו לפני שבנינו

Wand התחילה באפיון מערכות מול צוות העמותה ובהגדרת שפה משותפת: שותף, תחום, פעילות, פרויקט ואירוע התנדבות, ומה מחבר ביניהם. ההחלטה המרכזית הייתה שהפרויקט הוא האובייקט שמאגד את כל המידע על פעילות.

האפיון חילק את העבודה לשלבים, כך שמה שנחוץ מיד, ניהול אירועי התנדבות ומתנדבים ושעון נוכחות לעובדים, נבנה ראשון. ההטמעה התנהלה לפי תוכנית שהגדירה העמותה: שגרירי הטמעה מכל תחום, אפיון מולם, מימוש ראשוני, התנסות ומשוב.

מה בנינו

מערכת הליבה: מודולים לאירועי התנדבות ובקשות לאירוע, טפסי הרשמה, פעילויות, נפגעים ומלווים, הצהרות ביטוח לאומי, תקציבים והזמנות רכש, ותהליכי אישור.

פורטל מוביל התנדבות, טופס הרשמת מתנדבים עם אונבורדינג, אפליקציה לדיווח נוכחות של עובדי העמותה עם התראות על חוסרים, וסנכרון אירועי ההתנדבות ליומן משותף.

דשבורדים לסקרי חינוך למועצות ודוח משובי מתנדבים, על בסיס נתוני Zoho Survey שמסונכרנים לטבלה מאוחדת.

שלב אחר שלב

יתרונות והחזר השקעה

• אירוע התנדבות עובר תהליך אחד: בקשה, אישור, אירוע, הרשמה והודעות למועצה ולמנהל האזור.
• מובילי התנדבות ועובדי העמותה מדווחים נוכחות בפורטל ובאפליקציה, ומנהלים רואים חוסרים בדיווח.
• פעילויות העיצוב הפדגוגי מנוהלות כפרויקטים עם סבב אישורים, והזמנות רכש מקושרות למקור תקציבי.
• הצוות שתומך בנפגעים עובד במודול ייעודי עם מלווים, סיכומי פגישות ופורטל בריאות הנפש.

מה הלאה

חיבור ל-Priority, שיסנכרן ספקים, תקציבים והזמנות רכש, נמצא בפיתוח. העמותה גם בוחנת להכניס למערכת את המרכז הלוגיסטי הארצי.