מנהלת שותפים, גבייה ותהליכי מכירה במערכת אחת על Zoho One

Webox

Webox היא משווקת ומפיצה ישראלית של רישוי תוכנה ושירותי IT וענן. החברה עובדת עם רשת של יותר מ-30 שותפים שמפנים לקוחות ומנהלים את החשבונות שלהם, והלקוחות מנויים לכל מוצר בנפרד: לחודש, לשנה או לכמה שנים.

מה לא עבד

המכירות דרך שותפים הן חלק מרכזי בהכנסות של Webox, אבל לא הייתה לה דרך אמינה לחשב כמה הרוויח כל שותף. המערכת הישנה ידעה לנהל לקוחות אבל לא עמלות.

מה הבנו לפני שבנינו

Wand מיפתה יחד עם צוות Webox את המערכת והתהליכים הקיימים, והגיעה למסקנה שהדוחות הם רק הסימפטום. הבעיה האמיתית הייתה בנתונים: המערכת הישנה הכירה את הלקוחות, אבל לא את שורות המנוי עצמן, עם הרישיונות, תקופת החיוב ותנאי השותף של כל אחת.

מכאן נגזר התכנון. שורת המנוי הפכה לרשומה המרכזית ב-Zoho CRM, וכל אירוע חיוב חודשי נשמר כצילום מצב נעול. דוחות השותפים, דוח הנהלת החשבונות ונתוני הרווחיות מחושבים כולם מאותן רשומות.

מה בנינו

מודולים ייעודיים לשורות מנוי, רישיונות משתמשים, רשומות חיוב, מחזורי חיוב ושותפים; מנוע חיוב חודשי שנבנה בפונקציות Deluge וב-workflows; Sales Orders לניהול הזמנות.

ווידג'ט שמציג לכל שותף את פירוט העמלה החודשי, בקישור מוגן בסיסמה עם PDF, ודוח מרוכז להנהלת החשבונות.

טיקט הזמנה שנפתח מה-CRM, ליד או בקשת מכירה שנפתחים מתוך טיקט, וסגירת טיקט שמעדכנת את סטטוס הרישיון ומודיעה ללקוח.

שלב אחר שלב

יתרונות והחזר השקעה

• דוחות העמלות לשותפים יוצאים מהמערכת כל חודש, לא מאקסל, בקישור מאובטח עם PDF.
• הנהלת החשבונות בודקת כל חשבונית של שותף מול אותו דוח.
• חוקי העמלה, כולל העמלה החד-פעמית במנויים שנתיים ורב-שנתיים, מופעלים אוטומטית.
• ההזמנות מנוהלות ב-Sales Orders של Zoho CRM, והזמן הטכני שאנשי המכירות משקיעים בהזנת המידע הצטמצם משמעותית.

מה הלאה

Webox מרחיבה עכשיו את אותו מודל לצוות המכירות שלה: דוחות עמלות לאנשי המכירות, על בסיס מנוע החיוב שכבר משרת את השותפים. ניהול בנקי שעות תמיכה ללקוחות הוא השלב הבא בתור.